Consejos prácticos que te pueden ayudar a la hora de organizar un evento en tu entidad [editar]

Beatriz Revilla

La falta de recursos tanto económicos como de personal dificultan la tarea en muchas ocasiones de las ONG a la hora de poner en marcha un evento. Si no hay dinero para contratar ayuda externa -una agencia de comunicación o de organización de eventos- y tampoco personal suficiente dentro del área de comunicación o incluso ni siquiera existe tal área lo mas importante es una buena organización. A continuación te sugerimos algunos consejos sencillos que pueden ser de gran utilidad:

• Cuando envíes la invitación incluye un mapa del lugar en el que se celebra el evento (tanto si la invitación es digital como si es en papel), te evitarás muchas llamadas de última hora de gente que se ha despistado y no encuentra el sitio. Google maps te puede resultar muy útil para enviar el mapa sobre cómo acceder a tu acto.

• Cuida que todos los actos que realiza tu entidad muestren siempre la misma imagen corporativa. No es bueno utilizar diferentes colores o logos. Es mejor mostrar siempre la misma imagen para que así los demás te identifiquen sin problemas.

• Si entregas algún identificador a los asistentes al evento lleva siempre tarjetas blancas sin nombre y rotuladores negros por si acaban apareciendo aquellos que no habían respondido o que te habían dicho que no podrían asisitir. Es mejor poder identificarlos aunque sea con una tarjeta que creas sobre la marcha que dejarlos sin identificación.

• Si se trata de un evento que tu entidad organiza cada año, es decir, de un acto que se repite cada cierto tiempo, no te relajes ni confíes por el hecho de haberlo organizado anteriormente. Siempre se repiten los mismos errores, apúntalos y tenlos en cuenta para la próxima vez. Ojo a las fechas, cuando reutilizamos materiales de años anteriores muchas veces nos olvidamos de actualizar la fecha y lanzamos invitaciones, folletos, mails... con la fecha del año pasado.

• Prepara un protocolo para los ponentes y un programa para los asistentes, así todos sabrán qué es lo que va a ocurrir en cada momento y quién intervendrá a continuación. El protocolo sirve para organizar. Se trata simplemente de un programa en el que se incluirán datos prácticos para el ponente: el tiempo que tiene para intervenir, a qué hora empeiza su intevención, dónde y con quién se sienta en la mesa, una información básica sobre la entidad que organiza el evento... El programa servirá para que los asistentes tengan clara la duración del acto, el título de las ponencias o los nombres de los ponentes... Si se lo entregas te evitarás este tipo de preguntas cuando tienes que estar en otra cosa u otro lugar.

• Si se trata de un acto al que acuden personalidades que no sabes muy bien cómo tratar, sentar o cómo colocar consulta el Real Decreto 2099/83, recoge el orden de las autoridades en los actos oficiales, te resultará de gran ayuda.