¿Las reuniones "se comen" tu día a día y no sabes cómo enfrentarte a ellas? [editar]

¿Alguna vez has sentido que las reuniones te quitan mucho tiempo?, ¿o que has estado reunido tres horas para llegar a unas conclusiones a las que podías haber llegado en la mitad de tiempo?, ¿en algún momento te has preguntado: "qué pinto yo en esta reunión"? Seguramente hayas vivido o vives estas u otras situaciones similares pues a menudo la organización de reuniones se nos escapa de las manos.

Si eres tú el responsable de organizar una reunión tal vez puedas tratar de luchar contra estas sensaciones de "pérdida de tiempo" o "falta de sentido del encuentro", estructurando tu reunión en tres momentos clave: la organización de la reunión, cómo actuar durante la reunión y conclusiones tras la reunión, y siguiendo una serie de pautas muy sencillas.

El previo: la organización de la reunión

• Define el objetivo de la reunión. Antes de hacer nada hay que tener claro si es necesaria una reunión para lograr dicho objetivo
• Si se trata de una reunión que se celebra de forma periódica, por ejemplo mensual, elabora un calendario o planificación con todas las reuniones del año.
• ¿Qué formato de reunión es el más idóneo? Dependiendo del objetivo de la reunión, de los participantes en la misma, del tiempo, los recursos etc. Habrá qué plantearse que tipo de reunión es la más adecuada: presencial, video conferencia, un foro on-line...
• Escribe un orden del día con los temas que se van a tratar en la misma y envíalo antes de la reunión a todos los participantes. Además, si es posible, incluye los tiempos que se van a dedicar a cada temática y los horarios concretos de comienzo y cierre. Esto te ayudará a no olvidar ningún tema importante y a no "perderte" en otros que no se había decidido contemplar en la reunión.
• Si se van a tratar muchos temas tal vez sea bueno definir responsables de cada uno de ellos, para que así cada uno exponga una temática y coordine el debate sobre dicho asunto.
• ¿Dónde, cuándo, cómo y quién? Parece obvio pero es importante enviar una convocatoria con suficiente antelación explicando dónde se realizará la reunión y en qué horario -deberás haber pensado qué lugar es el más idóneo para el tema que se va a tratar: un despacho, un restaurante, una cafetería, etc. y el horario más conveniente: primera hora de la mañana, última de la tarde, el almuerzo...-. Además, es importante pensar quiénes tienen que estar en la reunión, pues debe ser el mínimo de personas con el que se pueda lograr el objetivo buscado. También hay que pensar si a los integrantes se les va a pedir que preparen alguna documentación, un power point, un resumen ejecutivo... para que lo tengan claro y tengan tiempo suficiente de prepararlo antes del encuentro.

Tras haber hecho y pensado en todo esto ya estás listo para la reunión, no te olvides de confirmar el día antes o el mismo día con todos los asistentes, pues a muchos les vendrá bien el recordatorio.

In situ: durante la reunión

• No llegues tarde o en el último minuto. Si llegas tiempo podrás comprobar que tienes todo lo que necesitas (papel, bolígrafos, ordenadores listos etc.) y si te falta algo solucionarlo antes de que llegue todo el mundo.
• Sé puntual a la hora de empezar. Como mucho respeta los cinco minutos de cortesía para esperar a algún "rezagado" pero no más porque entonces será imposible seguir la agenda.
• Explica antes de empezar el objetivo de la reunión y el orden del día que se va a seguir.
• Toma nota o asigna a alguien para que lo haga para poder elaborar un acta despues.
• Pide a todos que apaguen el móvil para que no haya interrupciones.
• Finaliza a la hora prevista y agradece a todos los miembros su participación.

El trabajo de la reunión no termina cuando finaliza la misma. Si quieres que los acuerdos no se queden en el tintero deberás hacer un poco de seguimiento una vez finalizada la misma.

A posteriori: tras la reunión

• Redacta un acta de lo abordado en la reunión para no olvidar ninguna propuesta o conclusión y envíasela a los participantes.
• Evalúa si se ha cumplido el objetivo de la reunión
• Habla de nuevo con los participantes en la reunión: para ver qué les ha parecido, si se cumplieron sus expectativas, para recordarles sus compromisos y ver qué opinan los que menos se manifestaron.