¿Conoces bien las diferencias entre convocatoria, nota y comunicado de prensa? ¿Utilizas adecuada y estratégicamente estas herramientas? [editar]

No solo hay que conocer el funcionamiento de los medios de comunicación para poder relacionarnos con ellos desde los departamentos de comunicación de las ONG y lograr que se hagan eco de nuestra noticias, también es imprescindible conocer con qué herramientas contamos a la hora de hacerlo y cómo y para qué utilizar cada una de ellas. En ocasiones confundimos las convocatorias de prensa con las notas o los comunicados..., los tratamos y enviamos todos por igual y no tenemos claro en qué momento hacerlo y qué características tiene cada una de las herramientas. Tener esto claro es clave para que mejoren y funcionen cada vez mejor nuestras relaciones con los medios.

Convocatoria, nota y comunicado, ¿en qué se parecen y en qué se diferencian?
La convocatoria de prensa es la invitación que enviamos a los medios cuando queremos que asistan a uno de nuestros eventos o actos y lo cubran. Debe enviarse con antelación suficiente para que el medio organice su agenda y volverse a enviar de recordatorio al medio poco antes de que tenga lugar dicho evento. La nota de prensa es una noticia. Es la noticia que nosotros enviamos a medios tras el evento para que estos se hagan eco de nuestro proyecto y hablen sobre él a posteriori, aunque no hayan acudido al acto público. La nota se suele enviar al día siguiente o justo tras el evento. El comunicado de prensa es un posicionamiento o comunicado oficial que la entidad quiere hacer público sobre algún tema muy concreto. Se usa menos que los dos anteriores y solo en ocasiones muy específicas, como por ejemplo cuando una entidad quiere dejar clara su opinión sobre un tema polémico o cuando quiere dar a conocer un cambio importante en la organización como podría ser el nombramiento de un nuevo presidente.

¿Cuáles son las características específicas de cada una de ellas?

La convocatoria de prensa
Objetivo: invitar a la prensa, que vengan (solo si la información es lo suficientemente importante).
Cuándo: Entre una semana y diez días antes del evento, repetir el día antes de nuevo o el mismo día.
A quién: medios especializados.
Elementos imprescindibles: logos, indicación “CONVOCATORIA PRENSA” -para que el medio tenga claro que es una invitación-, titular con motivo, información básica (fecha, lugar, hora), contacto (email y tfno.).
Otros elementos: ponentes/portavoces que asisten, información adicional sobre el proyecto o la organización…
Consejo: Llamar a la prensa para confirmar si asistirán o no y así explicarles mejor qué les ofrecemos si asisten -declaración de nuestro presidente, foto del mismo, etc.-

La nota de prensa
Objetivo: difundir una información/evento/proyecto que ya existe, posicionarnos… Que los medios se hagan eco de nuestra noticia.
Cuándo: el mismo día del evento tras el mismo, un día después. Enviarla sobre el medio día…
A quién: definir públicos y seleccionar medios especializados.
Contenido: informativo, género periodístico noticia (no es un reportaje, no es divulgación…). Es una noticia.
Elementos imprescindibles: logos, indicación “NOTA DE PRENSA”, titular informativo atractivo, facilitar cifras/datos, contacto con email y tfno. –pero no se firma-, información corporativa de la entidad.
Otros elementos: fotos, adjuntos ampliando información.
Consejo: Llevar una nota previamente preparada a la propia rueda de prensa o evento para ofrecer como información extra a los medios que asisten. También por si no pueden quedarse a cubrir todo el acto.

El comunicado de prensa
Objetivo: Aclarar un asunto, posicionar a la entidad sobre un tema concreto, ofrecer una información importante y corporativa.
Cuándo: cuando la información la requiera
A quién: Dependiendo del objetivo del propio comunicado se seleccionará a un tipo de medios u otros.
Contenido: informativo, oficial. Es como una carta o un comunicado más cercano que una noticia de la propia entidad.
Elementos imprescindibles: logos, indicación “COMUNICADO”, faldón con información corporativa sobre la entidad.
Otros elementos: fotos, adjuntos ampliando información.
Consejo: Utilizar este recurso únicamente cuando la importancia de la información lo requiera.